Kontron Services Romania
POLITICA GENERALĂ PRIVIND PROTECȚIA DATELOR PERSONALE
Versiunea V.1.2
Această Politică privind prelucrarea şi protecţia datelor cu caracter personal (denumită în continuare “Politica”) defineşte procedura de prelucrare şi protecţie a datelor cu caracter personal în KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L., societate cu răspundere limitată organizată și funcționând în conformitate cu prevederile din România, cu sediul în România, Bucureşti, Str. Gh. Polizu nr. 58-60, etaje 5, 10 și 11, sector 1, înregistrată la Registrul Comerţului Bucureşti sub nr. J40/1620/1994, CUI RO5175054 (denumită în continuare “KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L.” sau “Operator”), şi stabileşte procedurile care vizează prevenirea şi evidențierea oricăror încălcări ale legii aplicabile cu privire la datele cu caracter personal.
Această Politică a fost elaborată în conformitate cu legislaţia României şi a Uniunii Europene, în special cu următoarele documente:
Scopurile principale ale Policitilor sunt:
Astfel, scopul acestei Politici este să explice care sunt datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, de ce le prelucrăm, precum și ce facem cu acestea. Având in vedere faptul că informațiile personale aparțin fiecărui utilizator, facem tot posibilul să le stocăm în siguranță și să le prelucrăm cu atenție. Nu oferim informații unor părți terțe fără a ne îndeplini obligația prealabilă de informare.
Această politică de protecție a datelor se aplică KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.Lși angajaților companiei. Politica privind protecția datelor se extinde la toate prelucrările de date cu caracter personal.
Această politică de protecție a datelor poate fi modificată doar sub coordonarea directa a Coordonatorului cu Protectia Datelor (DPC) din cadrul KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L, orice modificare fiind validata de catre Ofiterul de Protectie a Datelor (DPO) desemnat la nivelul grupului KONTRON . Modificările vor fi raportate imediat la nivel de grup KONTRON utilizând procesul de modificare a politicilor.
Cea mai recentă versiune a politicii de protecție a datelor poate fi accesată cu informațiile privind confidențialitatea datelor pe site-ul KONTRON SERVICES ROMANIA SRL: www.kontron.ro
În sensul prezentei Politici, se folosesc următoarele definiţii:
“Responsabil cu Protecţia Datelor (RPD)” înseamnă o persoană care este responsabilă cu monitorizarea aplicării RGPD şi a altor legi aplicabile privind protecţia persoanelor vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal şi care exercită funcţiile care îi sunt atribuite de prezenta Politică şi de altă legislaţie aplicabilă, furnizează consultanţă managementului KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L şi comunică între societăţile din grupul KONTRON cu privire la protecţia datelor cu caracter personal.
“Date cu caracter personal” înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana vizată"); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale ale acelei persoane;
“Prelucrare” înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea
“Restricţionarea prelucrării” înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;
“Creare de Profiluri” înseamnă orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoană fizică, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanţa la locul de muncă, situaţia economică, sănătatea, preferinţele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se află persoana fizică respectivă sau deplasările acesteia;
“Operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabileşte scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. In sensul prezentei Politici, prin operator de înţelege KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L;
“Persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;
“Destinatar” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terţă;
“Parte terţă” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenţie sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator şi persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal;
“Consimţământ” al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voinţă liberă, specifică, informată şi lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declaraţie sau printr-o acţiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;
“Încălcarea securităţii datelor cu caracter personal” înseamnă o încălcare a securităţii care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;
“Date privind sănătatea” înseamnă date cu caracter personal legate de sănătatea fizică sau mentală a unei persoane fizice, inclusiv prestarea de servicii de asistenţă medicală, care dezvăluie informaţii despre starea de sănătate a acesteia;
“Prelucrarea transfrontalieră” înseamnă fie prelucrarea datelor cu caracter personal care are loc în contextul activităţilor sediilor din mai multe state membre ale unui operator sau ale unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, dacă operatorul sau persoana împuternicită de operator are sedii în cel puţin două state membre; sau fie prelucrarea datelor cu caracter personal care are loc în contextul activităţilor unui singur sediu al unui operator sau al unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, dar care afectează în mod semnificativ sau este susceptibilă de a afecta în mod semnificativ persoane vizate din cel puțin două state membre.
a. Corectitudinea și legalitatea
KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L protejeaza drepturile individuale ale persoanelor fizice (“Persoana vizata”) cu ocazia prelucrarii datelor cu caracter personal, datele cu caracter personal fiind colectate și prelucrate în mod legal și corect.
“Legalitatea” – presupune identificarea bazei legale înainte de prelucrarea datelor cu caracter personal. Acestea sunt denumite adesea „condițiile de prelucrare”, de exemplu, consimțământul.
“Corectitudinea” – pentru ca prelucrarea datelor să fie corectă, operatorul de date trebuie să facă anumite informații disponibile pentru Persoanele vizate. Aceasta se aplică indiferent dacă datele cu caracter personal au fost obținute direct de la persoanele vizate sau din alte surse.
b. Restricții la un anumit scop („limitări legate de scop”)
Datele cu caracter personal sunt prelucrate numai în scopul definit înainte de inceperea colectarii Datelor. Modificările ulterioare ale scopului sunt posibile doar cu titlu exceptional, într-o măsură limitată și necesită o fundamentare.
c. Transparenta
Persoana vizată este informată cu privire la modul în care sunt prelucrate datele sale. În general, datele cu caracter personal sunt colectate direct de la persoana în cauză. Atunci când datele sunt colectate, Persoana vizată trebuie să fie conștientă sau să fie informată despre:
d. Reducerea prelucrarii datelor și economia colectarii datelor („reducerea la minimum a datelor”);
Înainte de prelucrarea datelor cu caracter personal, trebuie determinat dacă și în ce măsură prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru atingerea scopului pentru care este efectuată. Atunci când scopul permite acest lucru și unde cheltuielile implicate sunt proporționale cu scopul urmărit, sunt utilizate date anonime sau statistice. Datele cu caracter personal nu sunt colectate în avans și stocate în scopuri potențiale viitoare, cu excepția cazului în care acest lucru este impus sau permis de legislația in vigoare.
e. Ștergerea
Datele personale care nu mai sunt necesare după expirarea perioadelor legate de procesele legale sau de afaceri sunt șterse. În cazul în care sunt identificate indicii cu privire la existenta unor interese care necesită protejarea sau legate de importanța istorică a acestor date în cazuri individuale, este posibil ca KONTRON SERVICES ROMANIA SRL sa păstreze datele până când interesele care merită protejate au fost clarificate în mod legal, sau arhiva corporativă a evaluat datele pentru a determina dacă trebuie păstrate în scopuri istorice/ arhivistice. Atunci cand stergerea datelor poate avea impact asupra sistemelor informatice ale KONTRON SERVICES ROMANIA SRL, datele vor fi anonimizate ireversibil, astfel incat sa nu mai existe indicii care sa poata conduce la identificarea persoanei vizate.
f. Precizia faptică; actualizarea datelor („exactitate”)
Datele cu caracter personal trebuie să fie corecte, complete și, dacă este necesar, să fie actualizate. KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L ia măsuri adecvate pentru a se asigura că datele eronate sau incomplete sunt șterse, corectate, completate sau actualizate.
g. Confidențialitatea și securitatea datelor („integritate și confidențialitate”).
Datele cu caracter personal sunt supuse obligatiilor legale de pastrare a secretului datelor. Acestea trebuie să fie tratate ca fiind confidențiale de fiecare angajat al KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L și sunt asigurate măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, prelucrarea sau distribuția ilegală, precum și pierderea accidentală, modificarea sau distrugerea.
h. Principiul răspunderii conform GDPR
GDPR include prevederi care promovează răspunderea și guvernanța. Acestea completează cerințele de transparență ale GDPR. Principiul răspunderii din Articolul 5 (2) din GDPR vă solicită să demonstrați că respectați principiile și specifică explicit că aceasta este responsabilitatea dvs.
KONTRON SERVICES ROMANIA SRL va dovedi conformitatea cu principiile de protecția datelor prin implementarea politicilor de protecția datelor, respectarea codurilor de conduită, implementarea unor măsuri tehnice și organizaționale, precum și adoptarea unor tehnici precum protecția datelor prin design, DPIAs, procedura de notificare a încălcării și planuri de răspuns la incidente.
4. TEMEIURILE PRELUCRARII DATELOR
Colectarea, prelucrarea și utilizarea datelor cu caracter personal este permisă numai în temeiurile enumerate mai jos:
a. Date despre clienti si parteneri
a.1. Prelucrarea datelor pentru executarea unui contract
Datele personale ale persoanelor de contact si reprezentantilor clienților, furnizorilor și partenerilor pot fi procesate pentru a stabili, executa și inceta un contract. Înainte desemnarea contractului - în timpul fazei de inițiere a contractului - datele personale pot fi prelucrate pentru a pregăti ofertele sau comenzile de cumpărare sau pentru a îndeplini alte cerințe din perspectiva care se referă la încheierea contractului. Persoanele de contact pot fi contactate în timpul procesului de pregătire a contractului, utilizând doar informațiile pe care acestea le-au furnizat pentru contactare. Orice restricții solicitate de persoanele de contact respective trebuie să fie respectate.
a.2 Consimțământul ca temei al prelucrarii datelor
Atunci cand este necesar consimtamantul persoanelor vizate, Datele pot fi prelucrate după primirea acordului persoanei vizate. Consimtamantul trebuie obținut în scris sau în format electronic în scopul documentării. În anumite circumstanțe, cum ar fi conversațiile telefonice, consimțământul poate fi dat verbal. Este obligatorie documentarea acordarii consimțământului.
a.3. Prelucrarea datelor în conformitate cu obligatia legală
Prelucrarea datelor cu caracter personal este permisă și în cazul în care legislația aplicabila solicită, impune sau permite acest lucru. Tipul și amploarea procesării datelor trebuie să fie necesare pentru activitatea legală de prelucrare a datelor și trebuie să respecte dispozițiile legale relevante.
a.4. Prelucrarea datelor în conformitate cu interesele legitime
Datele cu caracter personal pot fi procesate și în cazul în care acest lucru este necesar pentru un interes legitim al KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L. Interesele legitime sunt în general de natură juridică (de exemplu, colectarea creanțelor restante) sau comerciale (de exemplu, evitarea încălcărilor contractului). Datele cu caracter personal nu pot fi prelucrate în scopul unui interes legitim dacă, în cazuri individuale, există dovezi conform cărora interesele persoanei vizate merită protecție și că aceasta are prioritate. Înainte de prelucrarea datelor, este necesar să se determine dacă există interese care merită protejate.
a.5. Prelucrarea datelor sensibile
KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L nu prelucrează nicio informaţie referitoare la rasă, naţiune, opinii politice, credinţe religioase sau filosofice, intimitate, viaţă privată.
Datele cu caracter personale sensibile pot fi prelucrate numai dacă legea impune acest lucru sau dacă persoana vizată și-a dat consimțământul în mod expres. Aceste date pot fi, de asemenea, prelucrate dacă o asemenea prelucrare este obligatorie pentru recunoașterea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale referitoare la persoana vizată. Dacă în cadrul KONTRON există planuri de prelucrare a datelor extrem de sensibile, DPO si Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC) trebuie informati în prealabil.
Dacă datele cu caracter personal sunt colectate, prelucrate și utilizate pe site-uri web sau în aplicații, persoanele vizate trebuie să fie informate despre aceasta printr-o declarație de confidențialitate și, dacă este cazul, să i se pună la dispoziție informații despre cookie-uri. Declarația de confidențialitate și orice informație privind modulele cookie trebuie să fie integrate astfel încât să fie ușor de identificat, direct accesibile și disponibile în mod consecvent pentru persoanele vizate.
b. Datele angajatului/viitorilor angajati
b.1. Prelucrarea datelor pentru relația de muncă
În relațiile de muncă, datele cu caracter personal pot fi prelucrate, dacă este necesar, pentru inițierea, executarea și încetarea contractului de muncă. La inițierea unui raport de muncă, datele personale ale solicitanților vor fi procesate. În cazul în care candidatul este respins, datele sale trebuie șterse în conformitate cu perioada de păstrare necesară, cu excepția cazului în care solicitantul a fost de acord să rămână la dosar pentru un viitor proces de selecție pentru o perioadă de 12 luni de la data aplicării. De asemenea, este necesar consimțământul pentru utilizarea datelor pentru procesele de aplicare suplimentare sau înainte de partajarea aplicației cu alte companii din grup.
În raportul de muncă existent, prelucrarea datelor trebuie să se refere întotdeauna la scopul contractului de muncă dacă nu se aplică niciuna dintre următoarele circumstanțe pentru prelucrarea datelor autorizate.
Dacă în timpul procedurii de solicitare ar trebui să fie necesară colectarea de informații despre un solicitant de la o terță parte, trebuie respectate cerințele legilor naționale corespunzătoare. În caz de îndoială, trebuie obținut un acord de la persoana vizată.
Trebuie să existe o autorizație legală pentru prelucrarea datelor cu caracter personal care au legătură cu relația de muncă, dar care nu a făcut parte inițial din executarea contractului de muncă. Acestea pot include cerințe legale, reglementări colective cu reprezentanții angajaților, consimțământul angajatului sau interesul legitim al companiei.
b.2. Prelucrarea datelor în conformitate cu obligatia legală
Prelucrarea datelor personale ale angajaților este permisă și în cazul în care legislația națională solicita si impune acest lucru. Tipul și amploarea procesării datelor trebuie să fie necesare pentru activitatea legală de prelucrare a datelor și trebuie să respecte dispozițiile legale relevante. Dacă există o anumită flexibilitate juridică, trebuie luate în considerare interesele angajatului care merită protejate.
b.3. Consimțământul la prelucrarea datelor
Acolo unde este necesar, Datele angajatului pot fi prelucrate după consimțământul persoanei în cauză. Declarațiile de consimțământ trebuie prezentate în mod voluntar. Acordul involuntar este nul. Declarația de consințământ trebuie obținută în scris sau în format electronic și va fi păstrată de operator. În anumite circumstanțe, consimțământul poate fi dat verbal, caz în care trebuie să fie documentat ulterior corespunzător. În cazul furnizării informate și voluntare de date de către partea relevantă, se poate presupune existența unui acord, dacă legislația națională nu solicită consimțământul expres.
Prin „consimțământ” se intelege ca persoana vizata si-a dat acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal cu privire la propria persoana. Persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment prin trimiterea unui email la: privacy@kontron;
b.4. Prelucrarea datelor în baza unui interes legitim
Datele personale pot fi procesate și în cazul în care este necesar să se impună un interes legitim al KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L. Interesele legitime sunt în general de natură juridică (de exemplu, depunerea, aplicarea sau apărarea împotriva unor actiuni legale) sau financiare (de exemplu, evaluarea întreprinderilor).
Datele cu caracter personal nu pot fi prelucrate pe baza unui interes legitim dacă, în cazuri individuale, există dovezi că interesele angajatului merită protecție. Înainte de procesarea datelor, trebuie să se determine dacă există interese care merită protejate.
Măsurile de control care necesită prelucrarea datelor angajatului pot fi luate numai dacă există o obligație legală in acest sens sau dacă există un motiv legitim. Chiar dacă există un motiv legitim, trebuie examinată și proporționalitatea măsurii de control. Interesele justificate ale KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L (de exemplu, respectarea dispozițiilor legale și a reglementarilor interne ale societății) trebuie să fie cântărite in raport cu interesele angajatului care trebuie protejate si care pot fi afectate de măsura de control ce urmeaza a fi adoptata. Interesul legitim al companiei și orice interese ale angajatului care merită protejat trebuie să fie identificate și documentate înainte de luarea oricăror măsuri. În plus, trebuie luate în considerare orice cerințe suplimentare din legislația națională (de exemplu, drepturile de co-decizie pentru reprezentanții angajaților și drepturile de informare ale persoanelor vizate).
b.5. Prelucrarea datelor personale sensibile
Datele personale sensibile pot fi procesate numai în anumite condiții. Datele personale sensibile sunt date despre originea rasială și etnică, convingerile politice, convingerile religioase sau filozofice, calitatea de membru al unei uniuni/formatiuni și sănătatea și viața sexuală a persoanei vizate. În conformitate cu legislația națională, alte categorii de date pot fi considerate sensibile sau conținutul categoriilor de date poate fi completat diferit. Mai mult, datele care se referă la o infracțiune pot fi procesate numai în conformitate cu cerințele speciale din legislația națională.
Prelucrarea trebuie permisă în mod expres sau prescrisă de legislația națională. În plus, prelucrarea poate fi permisă dacă este necesar ca autoritatea responsabilă să își îndeplinească drepturile și obligațiile în domeniul dreptului muncii. Angajatul poate, de asemenea, să consimtă în mod expres prelucrarea.
Dacă există planuri de prelucrare a datelor personale sensibile, Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC) trebuie informat în prealabil.
b.6. Telecomunicații și internet
Echipamentele telefonice, adresele de e-mail, intranetul și internetul împreună cu rețelele sociale interne sunt furnizate de companie în primul rând pentru misiuni legate de muncă. Ele sunt un instrument și o resursă a companiei. Acestea pot fi utilizate în cadrul reglementărilor legale aplicabile și al politicilor interne ale companiei. În cazul utilizării autorizate în scopuri personale, legile privind secretul telecomunicațiilor și legile naționale privind telecomunicațiile trebuie să fie respectate, dacă este cazul.
Pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor, KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L poate implementa măsuri de protecție automate, inclusiv analiza traficului, în vederea detectării vectorilor sau modelelor de atac și prevenirii acestora, ca și în cazul răspunsului la incidentele de securitate informatică.
Pentru asigurarea unui grad ridicat al securității informatice și în vederea soluționării incidentelor de securitate informatică, utilizarea echipamentelor telefonice, a adreselor de e-mail, a rețelelor intranet / internet și a rețelelor sociale interne poate fi înregistrată pentru o perioadă temporară.
Evaluările acestor date si identificarea/profilarea unei anumite persoane poate fi făcuta doar într-un caz concret și justificat de încălcări suspectate a legilor in vigoare sau politicilor KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L. Evaluările pot fi efectuate numai de către departamentele de investigare, asigurându-se, în același timp, respectarea principiului proporționalității.
KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L nu va prelucra date cu caracter personal în absența unuia dintre motivele de mai sus. Aceeași regulă se aplică, de asemenea, în cazul în care scopul colectării, prelucrării și utilizării datelor cu caracter personal trebuie să fie modificat față de scopul inițial.
KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L foloseste „cookie”-uri pe site-ul sau in conformitate cu Politica de cookie existenta in site-ul societatii (un „cookie este fisier text de mici dimensiuni utilizat de un site web care, atunci cand este vizitat de un utilizator solicita browserului sa-l stocheze pe dispozitivul dvs. pentru a pastra in memorie informatii despre vizitator, precum si preferintele acestuia de limba sau informatii de conectare”
5. TRANSMITEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Transmiterea datelor cu caracter personal către destinatarii din afara sau în interiorul KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L face obiectul cerințelor de autorizare pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu secțiunea 5. Beneficiarul datelor trebuie să fie obligat să utilizeze datele numai în scopurile definite.
În cazul în care datele sunt transmise unui destinatar din afara KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L către o țară terță, această țară trebuie să accepte să mențină un nivel de protecție a datelor echivalent cu această politică de protecție a datelor. Acest lucru nu se aplică în cazul în care transmiterea se bazează pe o obligație legală. O obligație legală de acest tip se poate baza pe legile țării domiciliate a societății Grupului care transmite datele. În subsidiar, legile țării domiciliate a societății din grup pot recunoaște scopul transmiterii datelor în baza obligației legale a unei țări terțe.
În cazul în care datele sunt transmise de o terță parte KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L, trebuie să se asigure că datele pot fi utilizate în scopul dorit.
Dacă datele cu caracter personal sunt transferate de la o companie a Grupului cu sediul social în Uniunea Europeană / Spațiul Economic European către o societate a Grupului cu sediul social în afara Spațiului Economic European (țara terță), societatea care importă datele este obligată să coopereze cu orice anchetă făcută de autoritatea de supraveghere competentă din țara în care își are sediul social partea care exportă datele și de a se conforma observațiilor autorității de supraveghere cu privire la prelucrarea datelor transmise. Același lucru este valabil și pentru transmiterea datelor de către companiile din grupuri din alte țări. Dacă fac parte dintr-un sistem internațional de certificare pentru respectarea regulilor corporative obligatorii privind protecția datelor, acestea trebuie să asigure cooperarea cu birourile și agențiile de audit relevante. Participarea la astfel de sisteme de certificare trebuie să fie convenită cu responsabilul cu protecția datelor.
În cazul în care un subiect de date pretinde că această politică de protecție a datelor a fost încălcată de societatea din Grup care se află într-o țară terță care importa datele, compania Grupului cu sediul în Spațiul Economic European care exportă datele se angajează să sprijine partea în cauză, ale căror date au fost colectate în Spațiul Economic European, pentru a stabili faptele și pentru a-și afirma drepturile în conformitate cu această politică împotriva societății de grup care importă datele.
6. PRELUCRAREA DATELOR PRIVIND CONTRACTELE
Prelucrarea datelor în numele său înseamnă că un furnizor este angajat să proceseze date cu caracter personal, fără a-și asuma responsabilitatea pentru procesul de afaceri afiliat. În aceste cazuri, un acord privind prelucrarea datelor în numele acestuia trebuie încheiat cu furnizori externi și KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L. Clientul își păstrează întreaga responsabilitate pentru performanța corectă a procesării datelor. Furnizorul poate procesa date personale numai conform instrucțiunilor clientului. La emiterea ordinului, departamentul care plasează comanda trebuie să se asigure că sunt îndeplinite următoarele cerințe:
7. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE
Persoana vizată ale cărui date cu caracter personal sunt prelucrate de KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L au următoarele drepturi:
8. CONFIDENȚIALITATEA PROCESĂRII
Datele personale sunt considerate infromatii confidentiale si vor fi tratate ca atare. Orice colectare, prelucrare sau utilizare neautorizată a acestor date de către angajați este interzisă. Prelucrarea datelor cu caracter personal este confidenţială. Ea va fi efectuată numai de persoanele care acţionează sub autoritatea KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L şi numai pe baza instrucţiunilor acesteia.
Orice procesare de date efectuată de un angajat, care nu a fost autorizată să fie desfasurata ca parte a îndatoririlor sale legitime, este considerate ca fiind neautorizată. Se aplică principiul “necesitatea de a cunoaște”. Angajații pot avea acces la informații personale in functie de adecvarea acestui acces la tipurile de date si de scopul determinat. Acest lucru se bazeaza pe defalcarea și separarea atentă a atributiilor angajatilor KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L și presupune punerea în aplicare a rolurilor și responsabilităților pentru fiecare angajat.
Angajaților li se interzice să utilizeze date cu caracter personal în scopuri private sau comerciale, să le dezvăluie persoanelor neautorizate sau să le pună la dispoziție în orice alt mod. Superiorii ierarhici își informează angajații la începutul relației de muncă cu privire la obligația de a proteja secretul datelor.
In cazul utilizarii neautorizate a datelor personale, angajatii pot fi sanctionati in conformitate cu legislatia aplicabila si cu reglementarile in vigoare in cadrul KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L
Obligația mentinerii confidentialitatii datelor personale rămâne în vigoare și după încheierea perioadei de angajare, sanctiunile aplicabile in caz de incalcare a obligtiei de confidentialitate fiind cele prevazute de cadrul legislativ in vigoare.
9. SECURITATEA PRELUCRĂRII
Datele personale sunt protejate împotriva accesului neautorizat și împotriva prelucrării sau divulgării ilegale, precum și pierderii accidentale, modificării sau distrugerii. Acest lucru se aplică indiferent dacă datele sunt prelucrate electronic, pe suport de hârtie sau prin alte mijloace. Înainte de introducerea noilor metode de prelucrare a datelor, în special a noilor sisteme informatice, sunt definite și implementate măsuri tehnice și organizatorice de protecție a datelor cu caracter personal. Aceste măsuri trebuie să se bazeze pe stadiul tehnicii, pe riscurile procesării și pe necesitatea de a proteja datele (determinate de procesul de clasificare a informațiilor).
În special, structura organizatorică responsabilă se poate consulta cu Ofiterul de Securitate a Informatiei și cu responsabilul pentru protecția datelor. Măsurile tehnice și organizatorice pentru protecția datelor personale fac parte din managementul securității informațiilor corporative și sunt adaptate în mod continuu la evoluțiile tehnice și schimbările organizaționale.
Accesul la datele cu caracter personal este oferit numai acelor angajaţi ai KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L care au nevoie de astfel de date cu caracter personal pentru a-şi îndeplini sarcinile legate de oricare dintre scopurile prelucrării menţionate mai sus (inclusiv departamentul resurse umane, departamentul Juridic, departamentul Financiar, IT, Administrativ). Orice acces la datele cu caracter personal pentru alţi angajaţi care nu au drepturi de accesare în conformitate cu prezenta Politică este interzis.
Angajaţii KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L care au acces la datele cu caracter personal au dreptul să prelucreze numai acele date de care au nevoie pentru a-şi îndeplini responsabilităţile specifice de muncă legate de oricare dintre scopurile de prelucrare menţionate mai sus.
Documentele care conţin date cu caracter personal sunt stocate în departamentele structurale ale KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L ai căror angajaţi au acces la datele cu caracter personal legat de îndeplinirea atribuţiilor lor oficiale şi sunt responsabili de interacţiunea datele relevante ale persoanei vizate.
O persoană care prelucrează date cu caracter personal în numele KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L respectă principiile şi regulile de prelucrare a datelor cu caracter personal stabilite prin prezenta Politica.
Dacă KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L autorizează o altă persoană cu prelucrarea datelor cu caracter personal, KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L este responsabilă faţă de persoana vizată de prelucrarea datelor cu caracter personal pentru faptele sau omisiunile acelei persoane. O persoană care prelucrează date cu caracter personal în numele KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L este responsabilă faţă de KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L.
Toate datele cu caracter personal trebuie să fie tratate cu cea mai înaltă securitate și trebuie păstrate:
într-o cameră închisă cu cheia cu acces controlat; și/sau
10. CONTROLUL PROTECTIEI DATELOR
Respectarea politicii de protecție a datelor și a legilor aplicabile privind protecția datelor este verificată în mod regulat prin intermediul auditurilor de protecție a datelor precum și al altor controale. Realizarea acestor controale este responsabilitatea responsabilului cu protecția datelor, a coordonatorilor de protecție a datelor și a altor unități ale grupului cu drepturi de audit sau a auditorilor externi angajați.
Rezultatele controalelor privind protecția datelor sunt raportate responsabilului cu protecția datelor. Managementul KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L este informat despre rezultatele primare ca parte a sarcinilor de raportare ale responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal. La cerere, rezultatele controalelor privind protecția datelor vor fi puse la dispoziția autorității responsabile de protecția datelor. Autoritatea responsabilă cu protecția datelor poate efectua propriile controale de conformitate cu reglementările din această politică, conform legislației naționale.
11. REȚINEREA ȘI ELIMINAREA DATELOR
KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L nu va păstra Datele personale într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pentru o perioadă mai lungă decât este necesar, în legătură cu scopurile pentru care datele au fost colectate inițial.
KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L poate stoca datele perioade mai lungi conform termenelor imperative de prescriptive aplicabile si cu implementarea unor măsuri tehnice și organizaționale adecvate pentru a proteja drepturile și libertățile Persoanelor vizate.
Datele personale trebuie să fie eliminate în siguranță în conformitate cu al șaselea principiu al GDPR – prelucrate într-un mod adecvat pentru a menține securitatea, cu protejarea „drepturilor și libertăților” persoanelor vizate. Orice eliminare a datelor va fi efectuată în conformitate cu procedura de eliminare sigură.
12. INCIDENTE DE PROTECȚIE A DATELOR
Toți angajații sunt obligati să informeze imediat superiorul sau Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC) cu privire la cazurile de încălcare a acestei politici de protecție a datelor sau alte reglementări privind protecția datelor cu caracter personal (incidente de protecție a datelor), indiferent dacă este vorba despre o încalcare a confidentialității, a integrității datelor sau a disponibilității acestora. Conducatorul structurii organizatorice este obligat să informeze imediat Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC) cu privire la incidentele de protecție a datelor.
În cazurile de:
conducătorul structurii organizaționale în cauza întocmește, de urgenta, rapoartele de sesizare, conform regulilor de stabilite pentru Gestionarea Incidentelor de Securitate a Informațiilor, astfel încât să poată fi luate măsurile urgente pentru limitarea afectării titularilor de date cu caracter personal și pentru respectarea obligațiilor de raportare și notificare a incidentelor către autoritatea de supraveghere.
13. RESPONSABILITĂȚI ȘI SANCȚIUNI
Conducerea KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L precum și angajații și prepușii acestora sunt responsabili de prelucrarea datelor în zona lor de responsabilitate. Prin urmare, acestia sunt obligati să se asigure că sunt îndeplinite cerințele legale pentru protecția datelor și cele conținute în politica de protecție a datelor (de exemplu, obligațiile naționale de raportare). Organele de conducere au responsabilitatea de a se asigura că există măsuri organizaționale, resurse umane și tehnice pentru ca orice prelucrare a datelor să fie efectuată în conformitate cu protecția datelor. Respectarea acestor cerințe reprezinta responsabilitatea conducatorilor de structure organizatorice.
Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC) de la nivelul KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L este informat de îndată despre controalele efectuate de autoritățile de supraveghere cu privire la protecția a datelor. Acesta, la randul sau, va informa Ofiterul de Protectia Datelor (DPO) desemnat la nivelul grupului KONTRON .
Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC) este persoana de contact local din cadrul KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L Acesta poate efectua verificări și familiarizează angajații KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L cu conținutul politicilor de protecție a datelor. Departamentele responsabile de procesele și proiectele de afaceri informează în timp util Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC) cu privire la noile prelucrări de date cu caracter personal. Pentru planurile de prelucrare a datelor care pot prezenta riscuri speciale pentru drepturile individuale ale persoanelor vizate, Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC) sunt informati înainte de începerea procesării. Acest lucru se aplică în mod obligatoriu datelor cu caracter personal sensibile. Managerii se asigură că angajații lor sunt suficient de instruiți în protecția datelor.
Prelucrarea necorespunzătoare a datelor cu caracter personal sau alte încălcări ale legilor privind protecția datelor pot conduce la cereri de despăgubire pentru prejudicii. Încălcările pentru care angajații individuali sunt responsabili pot conduce la sancțiuni prevazute in dreptul muncii.
14. OFIȚERUL DE PROTECȚIA DATELOR (DPO)
Ofiterul de Protectia Datelor (DPO) numit la nivelul grupului de firme KONTRON , fiind independent din punct de vedere al ordinelor profesionale, isi desfasoara activitatea pentru respectarea legislatiei in vigoare privind protecția datelor. El este responsabil pentru politica de protecție a datelor și supraveghează respectarea acesteia. Ofițerul de Protectia Datelor are linie de raportare directă către Consiliul de Administrație al grupului KONTRON în cadrul careia isi desfasoara activitatea.
Responsabilul de Protecția Datelor (DPC) din cadrul KONTRON SERVICES ROMANIA SRL, ca si reprezentant local, informează fără întârziere Ofiterul de Protectia Datelor (DPO) al Grupului KONTRON cu privire la orice risc de protecție a datelor. Orice persoană vizată poate aborda Coordonatorul cu Protectia Datelor (DPC), în orice moment să ridice preocupări, să pună întrebări, să solicite informații sau să depună plângeri legate de protecția datelor sau de problemele de securitate a datelor. Dacă se solicită, preocupările și plângerile vor fi tratate în mod confidențial.
În cazul în care coordonatorul de date în cauză nu poate rezolva o plângere sau remedia încălcarea politicii de protecție a datelor, Ofiterul de Protectie a Datelor (DPO) este consultat de îndată. Deciziile luate de Ofiterul de Protectia Datelor (DPO) pentru remedierea încălcărilor privind protecția datelor trebuie să fie susținute de conducerea societății în cauză. Anchetele autorităților de supraveghere sunt întotdeauna raportate responsabilului cu protecția datelor.
Datele de contact ale responsabililor cu protecția datelor și ale personalului sunt următoarele:
KONTRON SERVICES ROMANIA SRL, Coordonatorul cu Protecția Datelor (DPC).
E-mail: privacy@kontron.ro;
KONTRON Group, Ofițer de Protecție a Datelor (DPO)
E-mail: privacy@kontron.com
15. Data intrarii in vigoare. Modificare
Prezenta Politică V.1.2 inlocuieste vechea Politica V.1.1 si intră în vigoare la 21.12.2022
KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L poate schimba sau modifica prezenta politică periodic. Acest lucru se poate întâmpla, de exemplu, din cauza schimbărilor de lege, sau dacă KONTRON SERVICES ROMANIA S.R.L îşi modifică afacerea sau practicile sale.